Nắm Trọn Cách Highlight Cell Nếu Xuất Hiện Trong Cột Khác Trên Excel

Highlight cell trong Excel khi giá trị trùng với một cột khác là một kỹ thuật hữu ích giúp bạn dễ dàng xác định và so sánh dữ liệu. Thao tác này đặc biệt cần thiết khi bạn làm việc với bảng tính lớn, phức tạp, đòi hỏi khả năng nhận diện thông tin nhanh chóng và chính xác.

Các Phương Pháp Highlight Cell Nếu Xuất Hiện Trong Cột Khác

Có nhiều cách để highlight cell dựa trên điều kiện xuất hiện trong cột khác. Dưới đây là 3 phương pháp phổ biến và dễ thực hiện:

1. Sử Dụng Conditional Formatting với Công Thức COUNTIF

Hàm COUNTIF trong Excel cho phép bạn đếm số lần xuất hiện của một giá trị cụ thể trong một vùng dữ liệu. Kết hợp với Conditional Formatting, bạn có thể highlight các cell thỏa mãn điều kiện này.

Các bước thực hiện:

1. Chọn vùng dữ liệu bạn muốn áp dụng Conditional Formatting.
2. Vào tab Home, chọn Conditional Formatting -> New Rule.
3. Trong hộp thoại New Formatting Rule, chọn Use a formula to determine which cells to format.
4. Trong ô Format values where this formula is true:, nhập công thức sau:

=COUNTIF($B:$B,$A1)>0

Giải thích công thức:

• $B:$B: Là cột chứa dữ liệu bạn muốn so sánh (cột B trong trường hợp này).
• $A1: Là ô đầu tiên trong vùng dữ liệu bạn đã chọn ở bước 1 (cột A trong trường hợp này).
• >0: Điều kiện để highlight cell là giá trị trong cột A xuất hiện ít nhất một lần trong cột B.

5. Nhấn nút Format để chọn màu sắc, kiểu chữ, hoặc định dạng bạn muốn áp dụng cho các cell được highlight.
6. Nhấn OK để hoàn tất.

2. Tận Dụng Tính Năng Format Table

Format Table là một tính năng mạnh mẽ của Excel cho phép bạn tạo bảng dữ liệu động và áp dụng nhiều định dạng tiện lợi.

Các bước thực hiện:

1. Chuyển vùng dữ liệu của bạn thành bảng bằng cách chọn bất kỳ ô nào trong vùng dữ liệu và nhấn Ctrl + T (hoặc vào tab Insert -> Table).
2. Trong hộp thoại Create Table, xác nhận vùng dữ liệu và tích chọn My table has headers (nếu có) -> OK.
3. Chọn cột bạn muốn áp dụng highlight.
4. Vào tab Home, chọn Conditional Formatting -> Highlight Cells Rules -> Duplicate Values.
5. Trong hộp thoại Duplicate Values, chọn Duplicate trong mục Format cells that contain -> OK.

Excel sẽ tự động highlight tất cả các cell trong cột đã chọn có giá trị trùng với một cột khác trong bảng.

3. Sử Dụng Power Query (Get & Transform) Cho Dữ Liệu Lớn

Đối với bảng tính lớn, Power Query cung cấp một giải pháp hiệu quả để highlight cell dựa trên điều kiện từ cột khác.

Các bước thực hiện:

1. Chọn vùng dữ liệu bạn muốn xử lý.
2. Vào tab Data, chọn From Table/Range (trong nhóm Get & Transform Data).
3. Trong cửa sổ Power Query Editor, duplicate cột bạn muốn so sánh bằng cách right-click vào tiêu đề cột -> Duplicate Column.
4. Chọn hai cột dữ liệu (cột gốc và cột duplicate) -> Tab Home -> Merge Columns -> Merge Queries (trong nhóm Combine).
5. Trong hộp thoại Merge, chọn cột để merge, chọn Left Outer (hoặc tùy chọn phù hợp) -> OK.
6. Mở rộng cột merge mới tạo bằng cách click vào biểu tượng mũi tên.
7. Chọn cột kết quả merge -> Conditional Column (trong nhóm Add Column).
8. Đặt tên cho cột mới (ví dụ: “Highlight”) và nhập công thức sau:

if [Column1] = [Column2] then "Highlight" else null

Thay Column1 và Column2 bằng tên cột tương ứng trong dữ liệu của bạn.

9. Nhấn OK. Cột “Highlight” sẽ hiển thị giá trị “Highlight” cho các cell thỏa mãn điều kiện.
10. Chọn cột “Highlight” -> Close & Load To -> Table (trong nhóm Close).
11. Áp dụng Conditional Formatting cho cột “Highlight” để highlight các cell chứa giá trị “Highlight”.

Kết Luận

Highlight cell khi xuất hiện trong cột khác là một kỹ thuật đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả trong Excel, giúp bạn xử lý và phân tích dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả hơn. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những kiến thức bổ ích và dễ áp dụng.